Privacybeleid
Hoe Votula uw persoonsgegevens verwerkt en beschermt.
Laatst bijgewerkt: 18 maart 2026
1. Verwerkingsverantwoordelijke
Votula, gevestigd te Broedertrouw 16, 9079KX Sint Jacobiparochie, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 97634271, is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die worden verwerkt via het Votula platform, de website votula.io en het beheerportaal.
Voor vragen over dit privacybeleid of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via:
- E-mail: info@votula.io
- Adres: Broedertrouw 16, 9079KX Sint Jacobiparochie
2. Op wie is dit privacybeleid van toepassing?
Dit privacybeleid is van toepassing op:
- Bedrijven (klanten): bedrijven die zich registreren en het Votula platform gebruiken om boekingen te beheren. Voor deze groep is Votula verwerkingsverantwoordelijke.
- Eindgebruikers: personen die via de boekingswidget van een aangesloten bedrijf een boeking plaatsen. Voor deze groep treedt Votula op als verwerker namens het betreffende bedrijf, dat verwerkingsverantwoordelijke is.
- Websitebezoekers: personen die de website votula.io bezoeken.
3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
3.1 Bedrijven (klanten)
Bij registratie en gebruik van het platform verwerken wij:
- Bedrijfsnaam, adres en contactgegevens
- Naam en e-mailadres van de accounthouder(s)
- Wachtwoord (versleuteld opgeslagen met bcrypt)
- KVK-nummer en BTW-identificatienummer (indien verstrekt)
- Betalingsgegevens voor het abonnement (via Mollie)
- IP-adres en gebruiksgegevens van het beheerportaal
3.2 Eindgebruikers (boekende gasten)
Bij het plaatsen van een boeking via de widget verwerken wij namens het bedrijf:
- Voor- en achternaam
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- Adresgegevens (indien van toepassing)
- Boekingsdetails (datums, gekozen objecten, aantal personen, leeftijdscategorieën)
- Dieetwensen en bijzonderheden (bij horecareserveringen)
- Eventuele aangepaste formuliervelden (zoals ingesteld door het bedrijf)
- Betalingsgegevens (verwerkt via Mollie of Stripe; Votula slaat geen betaalgegevens op)
3.3 Websitebezoekers
Bij het bezoeken van votula.io verwerken wij:
- Gebruiksgegevens via Google Analytics (geanonimiseerd)
- IP-adres (geanonimiseerd door Google Analytics)
4. Doeleinden en rechtsgrond van de verwerking
Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
| Doeleinde | Rechtsgrond (AVG) |
|---|---|
| Aanmaken en beheren van accounts | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b) |
| Leveren van het platform en de diensten | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b) |
| Verwerken van betalingen (abonnementen) | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b) |
| Verwerken van boekingen en betalingen namens bedrijven | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b) |
| Versturen van boekingsbevestigingen en facturen | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b) |
| Klantondersteuning en communicatie | Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f) |
| Websiteanalyse en verbetering (Google Analytics) | Toestemming (art. 6 lid 1 sub a) |
| Voldoen aan wettelijke verplichtingen (boekhoudkundige bewaarplicht) | Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c) |
| Beveiliging van het platform en fraudepreventie | Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f) |
5. Delen van gegevens met derden
Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met derden voor zover noodzakelijk voor het leveren van onze diensten. Wij verkopen persoonsgegevens nooit aan derden.
| Derde partij | Doel | Vestiging |
|---|---|---|
| Mollie B.V. | Betalingsverwerking (abonnementen en boekingsbetalingen) | Nederland (EU) |
| Stripe, Inc. | Betalingsverwerking (boekingsbetalingen) | Verenigde Staten* |
| Postmark (ActiveCampaign, LLC) | Transactionele e-mails (bevestigingen, facturen) | Verenigde Staten* |
| Google LLC (Google Analytics) | Websiteanalyse (geanonimiseerd) | Verenigde Staten* |
* Voor doorgifte naar de Verenigde Staten baseren wij ons op het EU-US Data Privacy Framework en/of standaard contractbepalingen (SCC's) conform artikel 46 AVG. Wij controleren of deze partijen adequate waarborgen bieden voor de bescherming van uw persoonsgegevens.
6. Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk vereist is.
| Gegevenstype | Bewaartermijn |
|---|---|
| Accountgegevens (bedrijven) | Gedurende de looptijd van het account, plus 12 maanden na beëindiging |
| Boekingsgegevens (eindgebruikers) | Gedurende de looptijd van het account van het bedrijf, conform de instructies van het bedrijf |
| Financiële administratie en facturen | 7 jaar na het boekjaar (wettelijke bewaarplicht, art. 2:10 BW) |
| Google Analytics gegevens | 26 maanden (standaard retentie-instelling) |
| E-mailcorrespondentie | 12 maanden na afhandeling |
7. Cookies
7.1 Welke cookies gebruiken wij?
| Cookie | Type | Doel | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| Authenticatiecookie (beheerportaal) | Functioneel | Ingelogd houden van gebruikers in het beheerportaal | 7 dagen |
| Google Analytics (_ga, _gid) | Analytisch | Websitestatistieken en bezoekersanalyse | Tot 2 jaar |
| Cookievoorkeuren | Functioneel | Onthouden van uw cookiekeuze | 12 maanden |
7.2 Cookiebeheer
Bij uw eerste bezoek aan votula.io wordt u gevraagd om toestemming voor analytische cookies. U kunt uw cookievoorkeuren op elk moment wijzigen via uw browserinstellingen. Het weigeren van analytische cookies heeft geen invloed op de werking van het Platform.
Functionele cookies zijn noodzakelijk voor het functioneren van het Platform en kunnen niet worden uitgeschakeld.
8. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies, vernietiging of wijziging. Onder meer:
- Wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen met bcrypt (one-way hashing)
- API-sleutels van betalingsproviders worden versleuteld
- Alle communicatie verloopt via HTTPS/TLS
- Toegang tot gegevens is beperkt op basis van rollen (role-based access control)
- Rate limiting ter voorkoming van misbruik van publieke endpoints
- Beveiligingsheaders via Helmet
9. Uw rechten
Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:
| Recht | Toelichting |
|---|---|
| Inzage (art. 15) | U heeft het recht om te weten welke persoonsgegevens wij van u verwerken en een kopie daarvan te ontvangen. |
| Rectificatie (art. 16) | U heeft het recht om onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren. |
| Verwijdering (art. 17) | U heeft het recht om uw persoonsgegevens te laten verwijderen, tenzij een wettelijke bewaarplicht van toepassing is. |
| Beperking (art. 18) | U heeft het recht om de verwerking van uw gegevens te laten beperken in bepaalde omstandigheden. |
| Dataportabiliteit (art. 20) | U heeft het recht om uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen. |
| Bezwaar (art. 21) | U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens op basis van gerechtvaardigd belang. |
| Intrekking toestemming (art. 7) | Waar verwerking is gebaseerd op toestemming (bijv. cookies), kunt u deze op elk moment intrekken. |
Om een van deze rechten uit te oefenen, kunt u een verzoek indienen via info@votula.io. Wij reageren binnen 30 dagen op uw verzoek, conform de AVG.
Let op: indien u als eindgebruiker een boeking heeft geplaatst, zijn uw boekingsgegevens primair onder de verantwoordelijkheid van het betreffende bedrijf. Wij raden u aan om dergelijke verzoeken ook bij het betreffende bedrijf in te dienen.
10. Gegevens van minderjarigen
Het Votula platform is niet bedoeld voor personen jonger dan 16 jaar. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van minderjarigen. Indien wij ontdekken dat wij persoonsgegevens van een minderjarige hebben verwerkt zonder geldige toestemming van een ouder of wettelijk vertegenwoordiger, zullen wij deze gegevens onverwijld verwijderen.
11. Internationale doorgifte
Sommige van onze dienstverleners zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Bij doorgifte van persoonsgegevens naar landen buiten de EER zorgen wij voor passende waarborgen, waaronder:
- Het EU-US Data Privacy Framework (voor VS-gebaseerde partijen die hieraan deelnemen);
- Standaard contractbepalingen (SCC's) zoals goedgekeurd door de Europese Commissie;
- Een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, indien van toepassing.
12. Wijzigingen in dit privacybeleid
Votula behoudt zich het recht voor om dit privacybeleid te wijzigen. Materiële wijzigingen worden per e-mail aan geregistreerde klanten gecommuniceerd. De meest recente versie is altijd beschikbaar op deze pagina, inclusief de datum van de laatste wijziging.
13. Klacht indienen
Indien u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, horen wij dit graag. U kunt contact met ons opnemen via info@votula.io.
Daarnaast heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthoudende autoriteit in Nederland:
Autoriteit Persoonsgegevens
Postbus 93374
2509 AJ Den Haag
Telefoon: 088 - 1805 250
Website: autoriteitpersoonsgegevens.nl