Hoe kunnen we helpen?

Om een Votula-account aan te maken ga je naar votula.io/registreren en vul je je bedrijfsnaam, bedrijfstype (vakantieverhuur, verhuur of horeca), e-mailadres en wachtwoord in. Je account is direct actief met een gratis proefperiode van 1 maand, zonder dat je betaalgegevens hoeft in te voeren. Tijdens de proefperiode heb je toegang tot alle functies, inclusief de boekingswidget, online betalingen en het volledige dashboard.

Votula ondersteunt drie bedrijfstypes, elk met eigen functionaliteit. Vakantieverhuur is bedoeld voor campings, vakantieparken, B&B's en glamping — met seizoensprijzen, nachttarieven en beschikbaarheidsperiodes. Verhuur is geschikt voor fietsen, boten, apparatuur en ruimtes — met dag- of uurtarieven en optionele extra's. Horeca is ontworpen voor restaurants, cafés en evenementen — met tafelreserveringen, weekroosters en dieetwensen.

Ga naar Integratie in het portaal en kopieer het embed-script. Dit is een kort stukje JavaScript dat je in de HTML van je website plakt, bijvoorbeeld in een pagina-template of specifieke landingspagina. De widget laadt automatisch met je bedrijfsinstellingen, beschikbare objecten en betaalopties. Het script werkt op elke website, ongeacht of je WordPress, Wix, Squarespace of een eigen HTML-site gebruikt.

Ja, de boekingswidget is volledig aanpasbaar aan je huisstijl. Je kiest uit 6 verschillende layouts (zoals Klassiek, Accordion of Gesplitst paneel), past de primaire en secundaire kleuren aan, selecteert een lettertype en configureert welke stappen zichtbaar zijn en in welke volgorde. Alle aanpassingen doe je visueel in het portaal onder Integratie, zonder code aan te passen.

Ga naar Objecten in het portaal en klik op 'Nieuw object'. Vul de naam, beschrijving en categorie in en voeg afbeeldingen toe. Vervolgens stel je de prijs in (per nacht, per dag of per uur), definieer je beschikbaarheidsperiodes en voeg je optioneel extra's toe zoals linnenpakketten of fietsen. Het object verschijnt direct in je boekingswidget zodra het een actieve beschikbaarheidsperiode heeft.

Categorieën groeperen vergelijkbare objecten zodat gasten makkelijk kunnen filteren in de boekingswidget. Een categorie kan eigen eigenschappen bevatten (zoals 'Aantal slaapkamers' of 'Oppervlakte'), gedeelde prijsregels definiëren en als filteroptie dienen. Bijvoorbeeld: je maakt categorieën 'Stacaravan', 'Tent' en 'Glamping', elk met hun eigen kenmerken. Gasten zien dan een overzichtelijk filterblok in de widget.

Elk object heeft beschikbaarheidsperiodes met een start- en einddatum. Alleen binnen die periodes kunnen gasten boeken. Je kunt meerdere periodes per object instellen — bijvoorbeeld een zomerseizoen van april tot oktober en een winterseizoen van december tot maart. Periodes mogen niet overlappen. Het systeem controleert automatisch of een object beschikbaar is op de gewenste data voordat een gast kan boeken.

Een bovenliggend object is een hoofdobject, zoals een bungalow of stacaravan. Daaraan koppel je onderliggende objecten zoals fietsen, kinderbedjes of een privé-jacuzzi. Wanneer een gast het hoofdobject boekt, kan hij of zij de onderliggende objecten als extra selecteren in de boekingswidget. Dit is handig om aanvullende diensten en materialen aan te bieden zonder aparte objecten te hoeven aanmaken.

Je kunt per object meerdere prijsperiodes instellen, elk met een eigen start- en einddatum en een tarief per nacht of per dag. Zo stel je bijvoorbeeld een laagseizoensprijs in van €75 per nacht en een hoogseizoensprijs van €120 per nacht. Wanneer een gast boekt over meerdere periodes heen, berekent het systeem automatisch de juiste totaalprijs op basis van het tarief per nacht binnen elke periode.

Je kunt per object dagdeel-prijzen instellen naast of in plaats van dag- of nachttarieven. Elk dagdeel heeft een label (bijv. 'Ochtend'), starttijd en eindtijd. Gasten kiezen bij het boeken een dagdeel, en het systeem controleert de beschikbaarheid per slot — een ochtendverhuur blokkeert niet de middag. In het objectenoverzicht in het portaal zie je de beschikbaarheid per dagdeel apart.

Ja, met multi-object boekingen kan een gast meerdere hoofdobjecten in één boeking combineren, elk met een eigen datum en dagdeel. Bijvoorbeeld: een ochtend kajak op maandag en een hele dag surfplank op dinsdag, in één betaling. Deze functie is standaard ingeschakeld en kan per bedrijf worden uitgeschakeld via Integratie in het portaal.

Ga naar Tafels in het portaal en voeg je tafels toe met een naam (bijv. 'Tafel 1' of 'Terras A3') en capaciteit — zowel het minimum als maximum aantal gasten. Je kunt zoveel tafels toevoegen als nodig. Het systeem koppelt reserveringen automatisch aan beschikbare tafels op basis van het aantal gasten en de gekozen tijd.

Onder Rooster stel je per dag van de week je openingstijden en reserveringsmogelijkheden in. Je kiest tussen interval-tijdsloten (bijv. elke 15 of 30 minuten een nieuw reserveringsmoment) of vaste tijdsloten (specifieke tijden zoals 18:00, 19:30 en 21:00). Daarnaast kun je afwijkingen per datum instellen voor feestdagen of speciale avonden. Gesloten dagen stel je in door het tijdslot voor die dag leeg te laten.

Ja, gasten kunnen bij het reserveren hun dieetwensen en allergieën opgeven in een vrij tekstveld. Deze informatie wordt direct opgeslagen bij de reservering en is zichtbaar in het boekingsoverzicht in het portaal. Zo kan je keukenteam vooraf inspelen op vegetarische, veganistische, glutenvrije of andere dieetvoorkeuren zonder dat je apart contact hoeft op te nemen met de gast.

Ga naar Boekingen in het portaal voor een compleet overzicht van alle boekingen. Je kunt filteren op status (bevestigd, in afwachting of geannuleerd), zoeken op gastnaam of boekingsnummer en boekingen openen om details te bekijken of aan te passen. Elke boeking toont de geselecteerde objecten, data, betaalstatus, contactgegevens van de gast en eventuele opmerkingen.

De planningspagina (Planning in het menu) toont een visueel Gantt-overzicht van al je verhuurobjecten en hun boekingen op een tijdlijn. Elke rij is een object, elke balk een boeking — gekleurd per status (groen = bevestigd, oranje = in behandeling). Bij objecten met dagdelen zie je aparte rijen per slot (ochtend, middag, etc.). Navigeer per week, klik op een balk om naar de boeking te gaan, en de datumkeuze blijft bewaard bij het teruggaan.

Ja, open de betreffende boeking in het portaal en klik op 'Annuleren'. De beschikbaarheid van het object komt direct weer vrij. Als er een online betaling aan de boeking is gekoppeld, kun je via het dashboard van je betaalprovider (Mollie of Stripe) een gehele of gedeeltelijke terugbetaling verwerken. De gast ontvangt automatisch een annuleringsbevestiging per e-mail als de E-mail module actief is.

Ja, op de boekingenpagina kun je alle boekingen exporteren naar een Excel-bestand (CSV). De export bevat alle relevante gegevens: boekingsnummer, gastnaam, contactgegevens, objecten, data, bedragen en betaalstatus. Dit is handig voor je administratie, boekhouding of het importeren van gegevens in een extern systeem.

Votula ondersteunt twee betaalproviders: Mollie en Stripe. Je vult je API-key in onder Bedrijfsinstellingen en kunt direct online betalingen ontvangen. Via Mollie en Stripe worden alle gangbare betaalmethoden ondersteund, waaronder iDEAL, creditcard, Bancontact, Apple Pay en SEPA-incasso. Je API-keys worden versleuteld opgeslagen en zijn nooit zichtbaar in het portaal na het opslaan.

Je kunt per bedrijf instellen of gasten bij het boeken het volledige bedrag betalen of een aanbetaling. Het aanbetalingspercentage is vrij instelbaar — bijvoorbeeld 30% of 50% van het totaalbedrag. De gast ziet het aanbetalingsbedrag in het overzichtscherm van de boekingswidget voordat hij of zij de betaling bevestigt. Het resterende bedrag kun je later handmatig afhandelen of ter plaatse innen.

Als een gast de online betaling niet binnen 30 minuten voltooit, wordt de boeking automatisch geannuleerd door het systeem. De beschikbaarheid van het geboekte object komt direct weer vrij, zodat andere gasten kunnen boeken. De gast ontvangt geen bevestiging. Dit voorkomt dat objecten onnodig geblokkeerd blijven door onvoltooide boekingen.

Als een gast de betaalpagina verlaat (bijvoorbeeld door op 'Terug' te klikken), keert hij terug naar de boekingswidget met een duidelijke melding dat de betaling niet is voltooid. De boeking is bewaard en de gast kan met één klik de betaling opnieuw starten — zonder alle gegevens opnieuw in te vullen. Als de gast niet terugkeert, wordt de boeking na 30 minuten automatisch geannuleerd.

Ja, de Votula boekingswidget is een standaard JavaScript-embed dat op vrijwel elke website werkt. Of je nu WordPress, Wix, Squarespace, Webflow of een eigen HTML-site gebruikt — je plakt het script in je pagina en de widget verschijnt automatisch. De widget is responsive en past zich aan op desktop, tablet en mobiel. Er zijn geen plugins of extra installaties nodig.

Ja, met de Talen-module kun je vertalingen beheren voor al je content in de boekingswidget — objectnamen, beschrijvingen, categorieën en staplabels. De widget kan automatisch de taal detecteren op basis van de browser van de gast, of je stelt handmatig een standaardtaal in via het embed-script. De Talen-module is gratis beschikbaar en ondersteunt Nederlands, Engels en Duits.

De boekingswidget biedt 6 layouts die je kiest onder Integratie in het portaal. Klassiek toont alle stappen onder elkaar. Schoon verticaal gebruikt een strak, minimalistisch ontwerp. Accordion klapt stappen open en dicht. Zwevende kaart toont de widget als overlay. Gesplitst paneel plaatst de selectie links en het overzicht rechts. Stappenbalk toont een horizontale voortgangsbalk bovenaan.

De boekingswidget kan de volgende stappen bevatten: objectselectie (kies een bungalow, tafel of ander object), datumselectie (kies aankomst- en vertrekdatum of tijdslot), extra's (voeg optionele producten of diensten toe), persoonlijke gegevens (naam, e-mail, telefoon), overzicht (controle van alle gekozen opties en totaalprijs) en betaling (online afrekenen via Mollie of Stripe). Je kunt de volgorde aanpassen en stappen in- of uitschakelen.

Met de E-mail module verstuur je automatisch bevestigings- en annuleringsmails vanaf je eigen zakelijke e-mailadres in plaats van een generiek Votula-adres. Na het verifiëren van je e-mailadres kun je stap voor stap je domein instellen met DKIM-authenticatie en Return-Path, zodat je mails betrouwbaar aankomen en niet in spam belanden. De module ondersteunt aangepaste e-mailtemplates per bedrijfstype.

Ga naar Bedrijfsinstellingen in het portaal om je bedrijfsnaam, adresgegevens, BTW-nummer, logo, contactgegevens en betaalinstellingen aan te passen. Hier stel je ook je aanbetalingspercentage in, schakel je modules in of uit en beheer je je Mollie of Stripe API-key. Wijzigingen worden direct doorgevoerd en zijn zichtbaar in de boekingswidget en bevestigingsmails.

Ja, onder Gebruikers kun je onbeperkt teamleden uitnodigen met verschillende rollen. De eigenaar heeft volledige toegang tot alle instellingen en facturatie. De manager kan objecten, boekingen en instellingen beheren. De boekingsbeheerder heeft alleen toegang tot boekingen. De ontwikkelaar kan de widget-integratie en technische instellingen configureren. Zo geef je ieder teamlid precies de juiste toegang.

Na de gratis proefperiode van 1 maand kun je een maandabonnement afsluiten voor €19 per maand (exclusief BTW). Het abonnement omvat alle basisfuncties: boekingswidget, objectbeheer, boekingenoverzicht, dashboard en online betalingen. Optionele modules zoals E-mail, Talen, Facturen en Kaart kosten extra per maand. Je kunt op elk moment opzeggen zonder opzegtermijn of boete.

Alle gegevens worden versleuteld opgeslagen op beveiligde servers. Betaal-API-keys van Mollie en Stripe worden beveiligd en zijn na het opslaan niet meer zichtbaar in het portaal. De communicatie tussen je website, de widget en onze servers verloopt volledig via HTTPS. We volgen de nieuwste beveiligingsstandaarden en verwerken geen creditcardgegevens zelf — dat doet je betaalprovider (PCI DSS Level 1).